Polski rynek faktoringu w 2025 r. osiągnął blisko 520 mld zł obrotów. Według danych PZF oznacza to wzrost o 10,4 procent. Ponadto branża sfinansowała w tym czasie aż 31,5 mln faktur.
W efekcie przy tak ogromnej skali o rentowności decyduje efektywność procesu. Jednak ten w faktoringu jest wyjątkowo dokumento- i decyzjochłonny. W konsekwencji główne wąskie gardła pojawiają się przy weryfikacji faktur oraz ocenie ryzyka. Co więcej, wyzwaniem są też same decyzje oraz monitoring spłat.
Dlatego poniżej pokazujemy obszary o najszybszym zwrocie z automatyzacji. Co ważne, zmiana ta wcale nie wymaga wymiany obecnego systemu.
Faktoring to proces napędzany dokumentami i decyzjami
31,5 mln faktur w skali roku to nie liczba dla statystyki. To 31,5 mln razy powtórzony ciąg kroków: wpływ faktury, weryfikacja, powiązanie z umową i limitem, decyzja o finansowaniu, wypłata, monitoring i rozliczenie spłaty. Każdy z tych etapów wykonywany ręcznie kosztuje czas i generuje ryzyko błędu, a przy rosnącym wolumenie skaluje się liniowo z liczbą ludzi. To właśnie ta powtarzalność sprawia, że faktoring jest jednym z najlepszych kandydatów do automatyzacji w całym sektorze finansowym.
Cztery wąskie gardła, które powtarzają się najczęściej
Przyjęcie i weryfikacja faktur. Faktury wpływają różnymi kanałami i w różnych formatach, a ich sprawdzenie oraz powiązanie z właściwą umową odbywa się często ręcznie. To także pierwsza linia obrony przed wyłudzeniami, dlatego branża rozwija wspólne mechanizmy wymiany informacji między faktorami a bankami.
Ocena ryzyka kontrahenta. Decyzja wymaga zebrania danych z wielu źródeł – historii płatniczej, baz dłużników, limitów. Ręczne składanie tych informacji wydłuża czas do decyzji i utrudnia spójność oceny.
Decyzja o finansowaniu i limity. Reguły przyznawania finansowania i limitów są zwykle zaszyte w systemie faktoringowym. Ich zmiana bywa wolna i nieprzejrzysta, zwłaszcza gdy logika siedzi w starym rdzeniu.
Rozliczenia i monitoring spłat. Dopasowanie płatności do faktur, notyfikacje, miękka windykacja – to obszar drobnych, powtarzalnych czynności, które łatwo się piętrzą.
Gdzie automatyzacja daje najszybszy zwrot
Najszybszy zwrot przynosi automatyzacja procesów o największym wolumenie pracy ręcznej. Chodzi głównie o przyjęcie i weryfikację faktur, w tym działania antyfraudowe.
Drugim silnym kandydatem jest orkiestracja decyzji. Działa ona jako automatyczna warstwa procesowa. Samodzielnie zbiera dane z różnych źródeł i stosuje ustalone reguły. Następnie prowadzi sprawę przez kolejne etapy. Analityk nie musi już ręcznie przełączać się między systemami.
Automatyzacja nie wymaga wymiany systemu faktoringowego
Kluczowa zmiana perspektywy jest taka sama jak w innych procesach finansowych: żeby zautomatyzować, nie trzeba wymieniać rdzenia. Warstwa procesowa taka jak Flowee BPMS obudowuje istniejący system faktoringowy – przyjmuje faktury cyfrowo, prowadzi weryfikację i decyzję, integruje źródła danych i pilnuje statusu sprawy, zostawiając silnik tam, gdzie jest. To ta sama logika, co w modernizacji metodą strangler fig: modernizujemy proces, nie burząc systemu.
Warunek - zrozumieć reguły i punkty ryzyka
Reguły decyzyjne, limity i wyjątki są zwykle zaszyte w starym systemie. Żeby je bezpiecznie zautomatyzować i połączyć z resztą procesu, najpierw trzeba je odkryć. Służy do tego inwentaryzacja procesów oraz odtworzenie dokumentacji systemu (S*.doc). Bez tego automatyzacja odbywa się w ciemno, a każdy nietypowy przypadek wraca do ręcznej obsługi.
Co zyskuje firma faktoringowa
Efekt to szybsza decyzja i wypłata, niższe ryzyko wyłudzeń i błędów oraz zdolność do obsłużenia rosnącego wolumenu faktur bez proporcjonalnego powiększania zespołu. W rynku, który wrócił do dwucyfrowego wzrostu i coraz częściej zastępuje MŚP klasyczny kredyt, to różnica między nadążaniem za popytem a duszeniem go w ręcznej weryfikacji.
