Rozwiązania IT dla faktoringu i windykacji
Automatyzacja procesów faktoringowych – od onboardingu klienta po monitoring należności
Automatyzacja procesów faktoringowych – od onboardingu klienta po monitoring należności
Zastąp ręczne czynności w cyklu obsługi faktoringu procesami wykonywanymi przez silnik BPMS, zintegrowany z systemami faktora, rejestrami państwowymi i bazami gospodarczymi.
5 obszarów
procesów faktoringowych do automatyzacji
2 parametry
czas do limitu i koszt obsługi faktury
BPMN 2.0
procesy modelowane i zmieniane przez biznes
Automatyzacja procesów faktoringowych
Czym jest automatyzacja procesów faktoringowych
Czym jest automatyzacja procesów faktoringowych
Automatyzacja procesów faktoringowych to zastąpienie ręcznych czynności w cyklu obsługi faktoringu procesami wykonywanymi przez silnik BPMS.
- Onboarding klienta
- Wykup i obieg faktur
- Decyzja o limicie
- Monitoring i windykacja miękka
Silnik jest zintegrowany z systemami faktora, rejestrami państwowymi i bazami gospodarczymi. W faktoringu, gdzie marża jest pochodną wolumenu, a klient wybiera faktora szybkością decyzji, automatyzacja przekłada się wprost na dwa parametry biznesowe: czas od wniosku do limitu oraz koszt obsługi pojedynczej faktury.
Finture realizuje projekty dla wiodących firm faktoringowych i leasingowych w Polsce
Od automatycznego scoringu ryzyka i cyfrowych wniosków, przez obsługę umów ramowych, po integracje z rejestrami państwowymi.
Zakres automatyzacji
Które procesy faktoringowe można zautomatyzować?
W firmie faktoringowej automatyzacji podlega pięć obszarów.
Największy zwrot przynoszą procesy o dużym wolumenie i powtarzalnej logice – obieg faktur i monitoring należności – bo tam każda ręczna czynność mnoży się przez tysiące dokumentów miesięcznie.
1
Onboarding klienta i kontrahentów
2
Scoring i decyzja o limicie
3
Wykup i obieg faktur
4
Monitoring należności i rozliczenia spłat
5
Miękka windykacja przeterminowanych faktur
Onboarding klienta i kontrahentów
Cyfrowy wniosek zbiera dane raz, resztę pobiera automatycznie.
- Weryfikacja w rejestrach państwowych i bazach gospodarczych
- Ocena kontrahentów zgłoszonych do faktoringu
- Komplet dokumentów w jednym obiegu
Onboarding w faktoringu jest podwójny – ocenie podlega nie tylko klient, ale i jego odbiorcy – dlatego automatyczne odpytanie źródeł danych daje tu większą dźwignię niż w innych produktach finansowych.
Scoring i decyzja o limicie
Limit liczony automatycznie, analityk dostaje wyjątki.
- Dane z rejestrów i historia płatnicza kontrahentów
- Jawne, konfigurowalne przez biznes reguły decyzyjne
- Zmiana polityki ryzyka = zmiana parametrów, nie projekt IT
Wykup i obieg faktur
Pełna widoczność statusu każdego dokumentu.
- Rejestracja i walidacja względem limitu i umowy
- Weryfikacja cesji, wypłata zaliczki, księgowanie
- Człowiek obsługuje rozbieżności i sygnały ryzyka
Monitoring należności i miękka windykacja
Naturalny proces masowy – działa bez udziału zespołu.
- Śledzenie terminów płatności całego portfela
- Przypomnienia automatyczne przed terminem i po nim
- Ścieżka windykacji miękkiej z eskalacją do opiekuna
Każdy krok zostawia ślad audytowy, co porządkuje również relację z klientem faktoringu, którego kontrahent jest przecież stroną tej komunikacji.
Manualnie vs automatycznie
Jak wygląda obsługa faktoringu
przed automatyzacją i po niej?
Jak wygląda obsługa faktoringu przed automatyzacją i po niej?
Etap
Proces manualny
Proces zautomatyzowany (BPMS)
Onboarding
Dokumenty mailem, ręczna weryfikacja klienta i kontrahentów
Cyfrowy wniosek, automatyczne odpytanie rejestrów i baz
Decyzja o limicie
Analityk zbiera dane z wielu źródeł
Automatyczny scoring; do analityka trafiają wyjątki
Obieg faktur
Rejestracja i walidacja ręczna, statusy w arkuszach
Walidacja względem limitu i cesji, wypłata w workflow
Monitoring należności
Przeglądy portfela „raz na jakiś czas”
Ciągły monitoring terminów, automatyczne przypomnienia
Windykacja miękka
Telefony według listy, brak historii kontaktu
Ścieżki komunikacji z eskalacją i pełnym śladem audytowym
Szybkość jako produkt
Dlaczego szybkość decyzji jest w faktoringu produktem?
Klient faktoringu przychodzi po płynność, więc porównuje faktorów jednym kryterium: jak szybko dostanie limit i jak szybko zobaczy pieniądze z faktury. Proces decyzyjny rozciągnięty na dni oznacza, że wniosek trafia równolegle do konkurencji – a wygrywa ten, kto odpowie pierwszy.
Automatyzacja skraca czas decyzji, bo eliminuje czekanie między krokami: dane z rejestrów wracają w minutach, scoring liczy się automatycznie, a analityk dostaje sprawę z kompletem informacji zamiast pustego formularza.
Automatyzacja eliminuje czekanie między krokami
Czekanie na dane
Rejestry i bazy odpytywane przez API w minutach, nie w dniach.
Czekanie na scoring
Ocena klienta i kontrahentów liczy się automatycznie według jawnych reguł.
Czekanie na analityka
Sprawa trafia do człowieka z kompletem informacji zamiast pustego formularza.
3 min
czas przygotowania oferty od wniosku klienta
5 +
zintegrowanych towarzystw ubezpieczeniowych
50 +
usług integracyjnych
10 +
zintegrowanych systemów
Technologie
Jakie technologie
stoją za automatyzacją faktoringu?
Rdzeniem automatyzacji procesów faktoringowych jest silnik BPMS wykonujący procesy zamodelowane w notacji BPMN 2.0. Finture wykorzystuje Flowee BPMS – rozwijany przez Finture fork Camundy 7 – oraz architekturę mikroserwisową, dzięki której nowe procesy łączą się z istniejącymi systemami faktora przez API, również z systemami legacy pisanymi w Delphi, VB6 czy starszym Java EE, bez ich wymiany.
Integracje krytyczne dla faktoringu
weryfikacja klienta i kontrahentów oraz zasilanie scoringu
Systemy księgowe i core faktoringowy
spójność rozliczeń wykupów, zaliczek i spłat
Kanały komunikacji
e-mail, SMS, portal klienta – powiadomienia w monitoringu i windykacji
Systemy bankowe
obsługa wypłat i identyfikacja spłat przychodzących
Zgodność i ślad audytowy
Instytucje finansowe podlegają wymogom operacyjnej odporności cyfrowej z rozporządzenia DORA, a windykacja własnych należności wymaga komunikacji, którą da się w całości udokumentować.
Procesy wykonywane w BPMS mają jawnie zdefiniowane reguły, pełną historię wykonania i mierzalne SLA – zgodność przestaje być osobnym projektem, bo jest własnością architektury.
- DORA
- Ślad audytowy
- SLA
- BPMN 2.0
- Historia kontaktu
Pierwszy krok
Od czego zacząć automatyzację
procesów faktoringowych?
Najlepszym punktem startu jest monitoring należności z windykacją miękką: proces masowy, o jasnych regułach i mierzalnym efekcie (spływ należności, liczba przeterminowań), który nie wymaga zmian w procesie sprzedaży. Pilotaż na monitoringu weryfikuje integracje i buduje argument finansowy pod automatyzację decyzji o limicie oraz obiegu faktur.
01
Warsztat
Warsztat, na którym wspólnie mapujemy proces w notacji BPMN 2.0.
02
Wybór procesu
Wskazanie czynności do automatyzacji oraz punktów decyzyjnych pozostających przy człowieku.
03
Pilotaż
Pilotaż na monitoringu należności – pomiar spływu należności i liczby przeterminowań.
04
Skalowanie
Rozszerzenie na decyzję o limicie i obieg faktur po zweryfikowaniu integracji.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Automatyzacja faktoringu w pytaniach i odpowiedziach.
Czym jest automatyzacja procesów faktoringowych?
Automatyzacja procesów faktoringowych to realizacja czynności obsługi faktoringu – onboardingu, decyzji o limicie, obiegu faktur, monitoringu należności i windykacji miękkiej – przez silnik procesowy BPMS zintegrowany z systemami faktora i rejestrami zewnętrznymi. Człowiek obsługuje wyjątki i decyzje niestandardowe, a nie każdy dokument.
Czy automatyzacja wymaga wymiany systemu faktoringowego?
Nie. Silnik BPMS działa jako warstwa procesowa nad istniejącymi systemami – również legacy – i komunikuje się z nimi przez API lub integracje dedykowane. Częstym pierwszym krokiem jest automatyzacja monitoringu należności wokół istniejącego core’a, bez jego wymiany.
Jak automatyzacja skraca czas decyzji o limicie faktoringowym?
Automatyczny proces pobiera dane o kliencie i kontrahentach z rejestrów państwowych i baz gospodarczych w minutach, wylicza scoring według jawnych reguł i kieruje do analityka wyłącznie sprawy niestandardowe – z kompletem informacji. Znika czekanie między krokami, które w procesie manualnym odpowiada za większość czasu obsługi wniosku.
Czy windykację można automatyzować bez ryzyka dla relacji z klientem?
Tak – windykacja miękka zautomatyzowana w BPMS jest bardziej przewidywalna niż ręczna: komunikacja idzie według zaprojektowanych ścieżek i tonacji, w ustalonych momentach, z pełną historią kontaktu. Eskalacja do człowieka następuje według reguł, a nie przypadkiem, co chroni relację klienta faktoringu z jego kontrahentem.
Ile trwa wdrożenie pierwszego procesu?
[DO UZUPEŁNIENIA: realne widełki z projektów Finture – zakres pilotażu w tygodniach/miesiącach.]
Nie publikować bez potwierdzenia z zespołem delivery.
Może Cię zainteresować
Podobne wyzwania rozwiązujemy też w innych sektorach
Leasing
Automatyzacja procesów leasingowych
Od wniosku i scoringu po sprzedaż i odnowienia ubezpieczeń w umowie leasingu.
Finanse
Rozwiązania IT dla sektora finansowego
Pełny zakres automatyzacji dla banków i instytucji finansowych.
Produkt
Flowee BPMS
Poznaj silnik procesowy, na którym budujemy automatyzację leasingu.
Skontaktuj się z nami
Porozmawiajmy o Twoich procesach
Jeśli odpowiadasz za operacje lub IT w firmie faktoringowej i chcesz policzyć, ile kosztuje Cię ręczny obieg faktur albo monitoring prowadzony „gdy starczy rąk” – umów bezpłatny warsztat procesowy z ekspertami Finture. W godzinę zmapujemy jeden proces i pokażemy, gdzie automatyzacja zwróci się najszybciej.
Administratorem danych osobowych podanych w formularzu jest Finture sp. z o.o. Dane przetwarzane są w celu nawiązania kontaktu oraz udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych oraz przysługujących praw znajdują się w Polityce Prywatności.
