Zdiagnozuj luki w przepływie danych oraz informacji.
Przyjrzyj się procesom wewnętrznym.
Im większa skala działalności firmy, tym trudniej monitorować procesy i mierzyć efektywność realizowanych zadań w obrębie poszczególnych domen biznesowych.
- Czy obieg informacji odbywa się zgodnie z przyjętą strategią?
- Czy każdy pracownik posiada wiedzę i umiejętności, aby terminowo realizować swoje zadania?
- Jaka jest realna skala odstępstw od instrukcji i procedur wewnętrznych ze względu na brak optymalizacji przebiegu procesów?
Optymalna metoda analizy procesów biznesowych musi adresować najważniejsze dla organizacji aspekty:
- Czy wolumen czynności dopasowany jest do częstych rotacji w zespołach operacyjnych?
- Czy użytkownicy wspierani są właściwymi systemami, a nie plikami excel?
- Czy czynności manualne są wynikiem istniejących procedur wewnętrznych?
- Czy badana domena biznesowa ma zdolność do skalowania i adaptacji np. w wyniku dynamicznego wzrostu sprzedaży?
W zależności od specyfiki branży oraz ekosystemu, w którym obecne jest dane przedsiębiorstwo, należy stosować sprawdzone metody wspierania domen biznesowych dopasowane do kultury i dojrzałości organizacji.
Analiza procesów może skupiać się tylko na wybranych elementach (np. dane oraz systemy) lub obejmować szerokie spektrum aktywności uwzględniając aktorów oraz zdarzenia w przebiegu procesów przez wiele jednostek i punktów decyzyjnych.
Metoda EVENTSTORMING
Mapowanie określonej domeny biznesowej podczas warsztatów eventstorming-owych opiera się o zunifikowaną notację skupiającą się na czterech podstawowych elementach:
- Event – zdarzenia i czynności wykonywane w danym procesie
- Aktor – wykonawca czynności
- External System – systemy i narzędzia wspierające wykonanie czynności
- Hot spot – krytyczne punkty procesu wymagające inwestygacjiKlienta.
Uczestnicy warsztatów (maksymalnie 5-6 osób) rozpoczynają od identyfikacji poszczególnych czynności w ramach określonego obszaru biznesowego lub w obrębie nazwanego procesu (operacyjnego, sprzedażowego, administracyjnego etc.).
Efektem pracy jest stopniowe wypełnienie roboczego obszaru (np. board w narzędziu MIRO) kartkami lub stickersami według powyższej kategoryzacji elementów.
Podczas warsztatów moderowanych przez doświadczonych analityków Finture, uczestnicy szybko tworzą realny obraz przepływu informacji pomiędzy sobą oraz identyfikują kluczowe węzły
procesu, a także jego zależność od określonych danych, systemów IT oraz zdarzeń występujących w organizacji.
Podczas warsztatów moderowanych przez doświadczonych analityków Finture, uczestnicy szybko tworzą realny obraz przepływu informacji pomiędzy sobą oraz identyfikują kluczowe węzły procesu, a także jego zależność od określonych danych, systemów IT oraz zdarzeń występujących w organizacji.
Kluczowe benefity
Już po kilku pierwszych warsztatach opartych o metodę Eventstorming (średni czas trwania pojedynczego spotkania to 3-4h) uczestnicy dostrzegają wiele wartościowych elementów tej metody. Są to m.in.:
- spójny język komunikacji wypracowany podczas wspólnych warsztatów
- faktyczne ścieżki przebiegu procesu głównego oraz podprocesów
- standaryzacja definicji i nazewnictwa kluczowych zdarzeń w przebiegu procesu
- zrozumiałe dla wszystkich mapowanie aktorów, zdarzeń, systemów i danych w jednym miejscu
- role i kompetencje wymagane w realizacji określonych czynności operacyjnych
- spójne zobrazowanie warunków wejścia i wyjścia dla wskazanych węzłów decyzyjnych
- konfrontacja wiedzy zawartej w instrukcjach i procedurach wewnętrznych organizacji versus realne działania w ramach zespołów
Udokumentowany obraz procesów
Inwentaryzacja procesów może przebiegać iteracyjnie umożliwiając stopniowe zagłębianie się w detale procesów. Możemy tu wyróżnić m.in.:
- Mapa aktywności zbudowana podczas pierwszych warsztatów eventstorming oraz obraz przepływu informacji i danych, aktorów, wskazanie systemów uczestniczących w czynnościach manualnych,
- Diagramy procesu z uwzględnieniem poszczególnych aktorów oraz kluczowych punktów (kroków) procesu (pools, swimline),
- Modelowanie w oparciu o powszechnie zrozumiałą notację BPMN 2.0. Budowa diagramów procesów obejmujących dodatkowe elementy jako reguły, uprawnienia, logikę warunków, integracje zewnętrzne itp. Możemy wykonać modele implementacyjne – szczegółowy opis na poziomie przypadków użycia przygotowanych do developmentu.
Mapa aktywności
Diagram procesu
Model BPMN we Flowee
Dodatkowe usługi doradcze i analityczne
Inwentaryzacja procesów
Poznaj swoją organizację lepiej i zinwentaryzuj procesy
Wyzwaniem dla każdej firmy jest skuteczne zarządzanie swoimi zasobami, w tym zarówno produktami/usługami, jak i wewnętrznymi procesami. Inwentaryzacja nie ogranicza się już tylko do fizycznych towarów na półkach czy danych w systemach informatycznych.
Doradztwo DORA
Czy Twoja organizacja jest gotowa na DORA?
W Finture świadczymy również usługi doradcze w zakresie przygotowania organizacji Digital Operational Resilience Act. Przeprwadzamy analizę BIA, określamy RTO (Recovery Time Objective) oraz RPO (Recovery Point Objective), budujemy procedury w oparciu o ISO 31000 oraz NIST 800‑53.
