Poznaj swoją organizację jak nigdy wcześniej
Zinwentaryzuj procesy i poznaj wąskie gardła.
Jak to zrobić?
Aktor – określenie wykonawców
czynności,
Hot spot – niewiadome i/lub punkty
wymagające optymalizacji po stronie
Klienta.
Jak prowadzimy warsztaty?
- W grupach maksymalnie 6 osobowych
- Korzystamy z Miro oraz dowolnego komunikatora
- Zapraszamy osoby wykonujące czynności procesowe
- Warsztaty trawają 4h każdy
- Pierwszy warsztat rekonedujemy realizować u klienta (kolejne mogą być realizowane online)
Co będzie efektem naszych prac?
Kompleksowy dokument, który szczegółowo opisuje kluczowe procesy lub procedury zgodnie z wypracowanym przez nas szablonem. W definiowaniu tych procesów skupiamy się na płynnym przepływie informacji, tworząc spójny system, który doskonale współgra z potrzebami Twojej firmy. Nie ograniczamy się jedynie do analizy funkcjonalności systemów biorących udział w procesach czy danych – naszym celem jest stworzenie kompleksowego obrazu, który pozwoli Ci skutecznie zarządzać i doskonalić działanie Twojej organizacji.
Którą inwentaryzację zlecić?
Proces
Proces biznesowy to sekwencja powiązanych ze sobą działań lub kroków, które mają na celu osiągnięcie określonego wyniku lub celu, takiego jak sprzedaż produktu, obsługa klienta czy przetwarzanie zamówienia. Procesy biznesowe są zorientowane na wynik – mają jasno określony punkt początkowy, zestaw działań, które muszą być wykonane, oraz punkt końcowy. Przykładami procesów biznesowych są „Proces zamówienia klienta” czy „Proces rekrutacji pracownika”.
Proces opisuje co trzeba zrobić, aby osiągnąć określony wynik w skali makro (np. obsłużyć zamówienie klienta).
Procedura
Procedura to szczegółowy opis, jak wykonać konkretne zadanie lub działanie w ramach procesu biznesowego. Zawiera konkretne kroki, instrukcje, wytyczne i standardy, które muszą być przestrzegane przez pracowników. Procedura jest często bardziej szczegółowa i specyficzna niż proces – np. „Procedura obsługi reklamacji klienta” może być częścią szerszego „Procesu obsługi klienta”.
Procedura to szczegółowy opis jak należy wykonać określone czynności w ramach danego procesu (np. krok po kroku, jak przeprowadzić weryfikację zamówienia).
Inwentaryzacja procesów
- Dokumentacja procesów biznesowych: Szczegółowy opis procesów, w tym ich cel, zakres, wejścia i wyjścia, kluczowe wskaźniki wydajności, odpowiedzialne osoby i zależności pomiędzy procesami.
- Mapa procesów: Diagramy procesów biznesowych, które wizualizują przepływ pracy, kluczowe decyzje i punkty kontrolne.
- Rekomendacje optymalizacji procesów: Sugestie dotyczące usprawnień, eliminacji wąskich gardeł i redukcji kosztów.
Taki rodzaj analizy jest szczególnie przydatny w organizacjach, które nie posiadają dokumentacji procesów, posiadają dokumentację procesów, ale nie jest ona aktualna, rozważają optymalizację lub automatyzację procesów, rozwijają się i potrzebują aktualizacji lub konsultacji.
Inwentaryzacja procedur
- Dokumentacja procedur biznesowych: Zestawienie wszystkich lub wybranych procedur obowiązujących w organizacji, obejmujące ich cel, zakres, etapy oraz osoby odpowiedzialne.
- Mapa procedur: Wizualne przedstawienie powiązań pomiędzy procedurami w organizacji, ukazujące, jak dane procedury wpływają na siebie nawzajem.
- Raport z analizy zgodności procedur: Ocena, czy istniejące procedury spełniają wymagania wewnętrzne organizacji oraz regulacje prawne.
Rekomendacje zmian: Propozycje usprawnień lub modyfikacji procedur, które mogą zwiększyć efektywność lub zgodność.
Taki rodzaj analizy jest szczególnie przydatny w organizacjach gdzie występuje duża rotacja pracowników, nastąpiła istotna zmiana na poziomie pracowników zarządzających, zaobserwowano niespójność w wykonywanych zadaniach, raporty wskazują na wysoką liczbę reklamacji związanych z obsługą klienta.
Ile to trwa i ile to kosztuje?
~ jeden miesiąc
~24 000 PLN + VAT*
~15 MD*
*W przypadku niższej pracochłonności, rozliczamy wyłącznie faktyczną pracę.
