Get to know your organization like never before
Inventory your processes and identify bottlenecks.
Wyzwaniem dla każdej firmy jest skuteczne zarządzanie swoimi zasobami, w tym zarówno produktami/usługami, jak i wewnętrznymi procesami/procedurami. Co więcej inwentaryzacja nie ogranicza się już tylko do fizycznych towarów na półkach czy danych w systemach informatycznych. Co więcej dziś coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę, że równie istotne jest monitorowanie i ocena wewnętrznych procesów organizacyjnych. Dokładne zrozumienie i kontrola nad tymi procesami może mieć ogromny wpływ na efektywność, wydajność i ostatecznie sukces całej organizacji.
Aby osiągnąć holistyczną wiedzę na temat procesów w organizacji, niezbędne jest skrupulatne zebranie danych dotyczących różnych obszarów działalności firmy. To dotyczy sposobu funkcjonowania wewnętrznych procedur, przepływu informacji i dokumentów, również interakcji między zespołami oraz efektywności operacyjnej. Dodatkowo gromadzenie tych danych pozwala na dokładne zrozumienie, jak funkcjonuje organizacja i umożliwia identyfikację obszarów do optymalizacji oraz doskonalenia. Dzięki temu decyzje podejmowane są świadomie, a reakcje na zmiany w otoczeniu biznesowym bardziej trafne.
How to do it?
By utilizing analytical workshops conducted using the Event Storming technique
zdiagnozujesz swoją organizację. Metoda opracowana przez Alberto Brandoliniego, pozwoli na szybkie i skuteczne
understanding and identifying business processes as well as pinpointing inefficiencies.
In the workshops, you will use
only the essential notation elements defined by the aforementioned technique:
Actor identifying the performers
czynności,
Hot spot unknowns and/or points
requiring optimization
on the client's side.
How do we conduct the workshops?
- In groups of up to 6 people
- We use Miro and any communication tool
- We invite individuals who perform process activities
- Each workshop lasts 4 hours
- We recommend conducting the first workshop at the client's location (subsequent workshops can be held online)
What will be the outcome of our work?
Kompleksowy dokument, który szczegółowo opisuje kluczowe procesy lub procedury zgodnie z wypracowanym przez nas szablonem. W związku z tym w definiowaniu tych procesów skupiamy się na płynnym przepływie informacji, tworząc spójny system, który doskonale współgra z potrzebami Twojej firmy. Co więcej nie ograniczamy się jedynie do analizy funkcjonalności systemów biorących udział w procesach czy danych – naszym celem jest stworzenie kompleksowego obrazu, który pozwoli Ci skutecznie zarządzać i doskonalić działanie Twojej organizacji.
Which inventory should be commissioned?
Process
Proces biznesowy to sekwencja powiązanych ze sobą działań lub kroków, które mają na celu osiągnięcie określonego wyniku lub celu, takiego jak sprzedaż produktu, obsługa klienta czy przetwarzanie zamówienia. Procesy biznesowe są zorientowane na wynik, więc mają jasno określony punkt początkowy, zestaw działań, które muszą być wykonane, oraz punkt końcowy. Na przykład procesami biznesowymi są „Proces zamówienia klienta” czy „Proces rekrutacji pracownika”.
A process describes what needs to be done to achieve a specific outcome on a macro scale (e.g., handling a customer order).
Procedure
Procedura to szczegółowy opis, jak wykonać konkretne zadanie lub działanie w ramach procesu biznesowego. W związku z tym zawiera konkretne kroki, instrukcje, wytyczne i standardy, które muszą być przestrzegane przez pracowników. Procedura jest często bardziej szczegółowa i specyficzna niż proces – na przykład „Procedura obsługi reklamacji klienta” może być częścią szerszego „Procesu obsługi klienta”.
A procedure is a detailed description of how specific tasks should be carried out within a given process (e.g., step-by-step instructions on how to verify an order).
Process Inventory
- Dokumentacja procesów biznesowych: Szczegółowy opis procesów, w tym ich cel, zakres, wejścia i wyjścia, kluczowe wskaźniki wydajności, również odpowiedzialne osoby i zależności pomiędzy procesami.
- Process Map: Diagrams of business processes that visualize the workflow, key decisions, and checkpoints.
- Process Optimization Recommendations: Suggestions for improvements, elimination of bottlenecks, and cost reduction.
This type of analysis is particularly useful for organizations that do not have process documentation, have process documentation that is outdated, are considering process optimization or automation, are growing and need updates, or require consultation.
Procesdure Inventory
- Business Procedure Documentation: A compilation of all or selected procedures in effect within the organization, including their purpose, scope, steps, and responsible individuals.
- Procedure Map: A visual representation of the interconnections between procedures in the organization, showing how these procedures influence each other.
- Compliance Analysis Report: An assessment of whether existing procedures meet the internal requirements of the organization and legal regulations.
Recommendations for Changes: Proposals for improvements or modifications to procedures that could enhance efficiency or compliance.
Taki rodzaj analizy jest szczególnie przydatny w wielu sytuacjach. Sprawdza się tam, gdzie występuje duża rotacja pracowników. Pomaga także po zmianach na poziomie kadry zarządzającej. Jest przydatny, gdy występuje niespójność w wykonywanych zadaniach. Warto go zastosować, gdy raporty pokazują dużą liczbę reklamacji. Dotyczy to zwłaszcza reklamacji związanych z obsługą klienta.
How long does it take and cost?
~ one month
~24 000 PLN + VAT*
~15 MD*
*In the case of lower labor intensity, we only charge for the actual work done.