Jak wybrać dobrego dostawcę usług?
Jak wiele firm, Finture ma swoich dostawców. I wybierając swoich dostawców kierujemy się wieloma czynnikami, nie tylko ceną. Będąc jednocześnie dostawcą i odbiorcą usług, zebraliśmy swoje spostrzeżenia i wypracowaliśmy sobie cechy dobrego dostawcy, którymi chcemy się z Wami podzielić, być może pomoże to (tak jak nam) w znalezieniu dobrego partnera biznesowego. Jednak nim do tego przejdziemy, przyjrzyjmy się oczekiwaniom, z którymi mierzą się dostawcy.
Jakość i terminowość
Wszyscy lubimy dobrą jakość – czy to produktów czy usług. Lubimy poczuć, że wiemy za co płacimy, że nie przepłacamy, że produkt/usługa jest dostarczana nam w dobrej i miłej atmosferze, a sam przedmiot zakupu jest dostosowany do naszych wymagań, odporny/trwały, wykonany z należytą starannością przez ekspertów w swoich dziedzinach. Gdy nałożymy na to jeszcze kalkę bezpieczeństwa, jest ona nie tylko zasadna, lecz wręcz pożądana. Potwierdzeniem jakości przez dostawcę może być na przykład posiadanie certyfikacji ISO. Jednak jakość to nie jedyna cecha dostawcy, której oczekują klienci. Zaraz za jakością w oczekiwaniach klienta plasuje się terminowość.
Oczekiwania
Prócz wysokiej jakości dostarczanych usług, poświadczonej doświadczeniem i wiedzą oraz terminowości, częstym oczekiwaniem jest też zdolność adaptacji do specyficznych wymagań (również tych zmieniających się w czasie). Transparentność oraz jasna komunikacja to również cechy poszukiwane u dostawców, pozwalające na unikanie błędogennych sytuacji i stanowiące sposób na zmitygowanie ryzyka.
Coraz częstszym oczekiwaniem klientów z uwagi na wymagania związane z dyrektywą CSRD jest poświadczanie przez dostawców zaangażowania w społeczność lokalną i inicjatywy CSR jak również ich działania środowiskowe. Mimo, że dostawca z racji wielkości przedsiębiorstwa może nie być objęty jeszcze dyrektywą, to będąc usługodawcą podmiotu, który już raportowanie obowiązuje, będzie musiał sprostać oczekiwaniom klienta i dostarczać dane z zakresu ESG.
Pomimo najszczerszych chęci, są jednak obszary, wymagania lub terminy, którym dostawcy nie są w stanie sprostać. Przyczyny takiego stanu rzeczy są różne, tak jak różne są organizacje i ludzie. Zdarza się, że zakres wymagań daleko wykracza poza budżet, którym dysponuje klient lub termin na realizację danego projektu jest za krótki. Często za mały budżet i nie przystające do niego wymagania nie są wynikiem złej woli, a podyktowane są odgórnie, bez wstępnej analizy realiów rynkowych.
Istnieją również problemy na linii dostawca – klient, natury komunikacyjnej. Niejasne komunikowanie potrzeb, zdawkowe informacje czy stosowanie ogólników może znaleźć odbicie w nieporozumieniach i opóźnieniach projektów.
Jakie są więc cechy dobrego dostawcy?
Wiedza i doświadczenie
Gwarancją jakości, której oczekuje klient jest wiedza i doświadczenie usługodawców. Wysoki poziom merytoryczny poparty doświadczeniem pozwala na stawianie tezy, że dostawca ma świadomość rynku, zna trendy i pozwoli odpowiedzieć na potrzeby klienta. Z perspektywy
np.: Staff augmentation przekłada się to na lepsze dopasowanie kandydata do oczekiwań klienta, a co za tym idzie oszczędność czasu, dla dostawcy IT w bankowości sprowadza się to do znajomości działalności banku, regulacji czy wymagań (również tych dotyczących bezpieczeństwa).
Skalowalność dostarczanej usługi i elastyczność
Rynek charakteryzuje się wysoką dynamiką, co wymaga od dostawców ciągłej adaptacji
i wprowadzania zmian. Zmienność lub wzrost zapotrzebowania u klienta to jedno
z najczęstszych wyzwań, przed którymi stają dostawcy. W przypadku usług takich jak staff augmentation, rekruterzy intensywnie poszukują odpowiednich kandydatów zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią, aby zaspokoić te potrzeby. Klient może potrzebować dodatkowych pracowników „na wczoraj” lub całego zespołu „na jutro”.
Dobry dostawca musi wykazywać się wyjątkową elastycznością, aby sprostać takim wymaganiom. Powinien być w stanie szybko reagować na zmiany w zapotrzebowaniu, oferując skalowalne rozwiązania dostosowane do dynamicznych potrzeb klienta. Efektywne zarządzanie zasobami oraz umiejętność szybkiego zwiększania lub zmniejszania skali usług są kluczowe
dla zapewnienia ciągłości i jakości realizowanych projektów. Ponadto, proaktywna komunikacja
i zdolność przewidywania przyszłych potrzeb klienta są niezbędne do budowania długoterminowych, owocnych relacji biznesowych.
Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Zapewnienie klientowi kompleksowej obsługi jest kluczowe, aby mógł skupić się na swoich głównych celach biznesowych, nie martwiąc się o realizację projektu przez dostawcę. Dobry dostawca musi więc gwarantować, że wszystkie aspekty współpracy są zarządzane z najwyższą starannością. To obejmuje skuteczną komunikację z rynkiem i kandydatami, dbanie o pozytywny wizerunek projektu oraz precyzyjny dobór osób zgodnych z wymaganiami klienta.
Jednym z najważniejszych elementów jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym RODO. Dostawca musi nie tylko przestrzegać tych standardów, ale także aktywnie dbać
o bezpieczeństwo danych osobowych oraz innych informacji poufnych. Wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności zwiększa zaufanie klientów oraz minimalizuje ryzyko prawne
i reputacyjne. Ponadto, regularne audyty wewnętrzne i aktualizacje procedur bezpieczeństwa oraz zgodności powinny być standardem, aby dostawca mógł szybko reagować na zmieniające się przepisy i zagrożenia. Efektywne zarządzanie ryzykiem i zapewnienie zgodności z normami
są kluczowe dla budowania trwałych i bezpiecznych relacji z klientami.
Komunikacja i wsparcie klienta
Regularny, dwustronny kontakt z klientem jest fundamentem skutecznej współpracy. Nie chodzi jedynie o zaspokojenie naszych potrzeb sprzedażowych, ale o informowanie klienta o bieżącej sytuacji i stanie realizacji projektu. Taka przejrzystość pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta, co z kolei usprawnia wykonanie zadania. Jako dostawcy reprezentujemy klienta na zewnątrz, realizując jego potrzeby, dlatego ważne jest, aby dbać o regularny feedback, na przykład przy doborze kandydatów na projekt. Utrzymywanie otwartej i przejrzystej komunikacji buduje zaufanie i zwiększa satysfakcję klienta, co przekłada się na długotrwałą współpracę.
Aby skutecznie zabezpieczyć interesy klienta, dostawca powinien oferować wsparcie dopasowane do jego potrzeb. Kluczowe jest posiadanie w ofercie specjalistów z różnych dziedzin, co umożliwia szybkie i efektywne reagowanie na różnorodne wyzwania. Dodatkowo, zapewnienie usługi wsparcia 24/7 jest nieocenione, szczególnie w przypadku pilnych sytuacji wymagających natychmiastowej interwencji. Tego rodzaju kompleksowe wsparcie nie tylko zabezpiecza interesy klienta, ale także buduje jego zaufanie do dostawcy, co jest kluczowe dla długotrwałej i owocnej współpracy.
Jak się spotkać w pół drogi?
Gdy postaramy się o wyeliminowanie przeszkód po stronie klienta oraz wybierzemy dostawcę posiadającego powyższe cechy, spotkanie się w pół drogi może się okazać proste do osiągnięcia.
- Jasna komunikacja po obu stronach doprowadzi do wzajemnego zrozumienia, określenia wspólnego celu oraz pomoże w trakcie trwania projektu odpowiednio reagować na stojące przed nami wyzwania
- Realistyczne oczekiwania klienta, ale i dostawcy również prowadzą do zrozumienia, a im wcześniej obie strony określą je względem czasu realizacji, ceny czy zakresu usługi w klarowny sposób tym większa szansa, na sprawnie przebiegającą współpracę.
- Choć jest to wymagające, warto wykazywać się we współpracy elastycznością, nie tylko tą zawierającą się w adaptacyjności do zmieniających się warunków, ale też tą uwzględniającą kompromisy oraz zdolność do ustępstw.
-
Jeśli obie strony są zaangażowane w proces outsourcingu w równym stopniu, nie przeszkadzając sobie wzajemnie, jednak próbując osiągnąć wspólny cel, łatwiej im będzie osiągnąć na tym polu sukces.
Administratorem danych wprowadzonych do formularza jest Finture Sp. z o.o. Dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania kontaktu i udzielenia odpowiedzi na pytania. Więcej informacji o przysługujących prawach i zasadach przetwarzania danych, dostępne jest w polityce prywatności.
