Co to jest proces? Dlaczego warto o nim rozmawiać w biznesie
Pamiętacie, jak pisaliśmy o spaghetti, procesach i tym, jak jeść, żeby nie poplamić koszuli? Jeśli nie – możecie to sobie przypomnieć tutaj.
Dziś zaczniemy od pytania fundamentalnego: co to jest proces? I zanim pomyślicie, że to żart – odpowiadamy: mówimy całkiem serio.
Procesy są badane i opisywane na wiele różnych sposobów. Czy to oznacza, że w trakcie projektów z klientami nie pojawiają się nieporozumienia? Oczywiście, że nie – wręcz przeciwnie, stanowią istotną część naszej codziennej pracy. A czy możemy rozmawiać o optymalizacji procesów, automatyzacji, czy metodach pracy, jeśli nie jesteśmy pewni, że dobrze się rozumiemy? Możemy, ale efektywna komunikacja to klucz do sukcesu.
Procesy – bliżej niż myślisz
Zanim przejdziemy do tego, jak wspieramy naszych partnerów w zarządzaniu procesami biznesowymi, wróćmy na chwilę do przykładu… spaghetti carbonara.
Proces gotowania jako przykład biznesowy
Wyobraźmy sobie, że chcemy przygotować carbonarę. Już na starcie pojawiają się pytania:
-
Czy robimy ją sami, czy idziemy do restauracji?
-
Jaki mamy budżet?
-
Czy celem jest najwyższa jakość smaku, czy po prostu zaspokojenie głodu?
Jeśli wybieramy gotowanie samodzielne, a nie znamy przepisu, dochodzą kolejne kwestie:
-
Skąd pozyskać przepis – Internet, znajomy, książka kucharska?
-
Jakie produkty są potrzebne?
-
Kto może nam pomóc?
Każda odpowiedź rodzi kolejne pytania. I właśnie to jest proces – mamy cel, potrzebujemy sekwencji działań w określonym czasie, które prowadzą do rezultatu.
Czy efekt spełni oczekiwania? To zależy od przygotowania i jasno określonego celu. W biznesie działa to dokładnie tak samo.
Procesy czy zadania? Jak nie zgubić celu
Dlaczego mówimy o jedzeniu? Bo w szczegółach łatwo się zaplątać i stracić z oczu nadrzędny cel. A w projektach to jedno z największych wyzwań.
Z partnerami z sektorów bankowości, e-commerce, logistyki i ubezpieczeń rozmawiamy o procesach w różnych kontekstach: obsługa klienta, reklamacje, zarządzanie urlopami, czy komunikacja wewnętrzna.
Przykłady procesów biznesowych:
-
Proces posprzedażowy – monitorowanie transportu, informowanie klienta o statusie, reagowanie na zagubione przesyłki.
-
Proces reklamacyjny – szybkie skrócenie czasu niezadowolenia klienta, właściwa obsługa zwrotu czy wymiany produktu.
-
Proces wniosków urlopowych – minimalizacja papierologii, elektroniczna akceptacja, informacja zwrotna i zapewnienie zastępstwa.
W każdym z tych przypadków celem jest sprawniejsza obsługa i większe zadowolenie klienta lub pracownika.
Technologie w zarządzaniu procesami
Im większa organizacja, tym więcej zadań i wyzwań: rosnąca liczba zamówień, zmieniające się regulacje prawne, ograniczony czas. Tu właśnie wkracza technologia.
Nowoczesne narzędzia i systemy:
-
automatyzują przypisywanie zadań do pracowników,
-
generują dokumenty,
-
wspierają komunikację,
-
pomagają w modelowaniu procesów (BPA, low-code).
Pytania, które warto sobie zadać:
-
Czy traktujecie wyzwania jako część procesów biznesowych?
-
Czy modelujecie procesy w swojej organizacji?
-
Korzystacie z narzędzi BPA albo aplikacji low-code?
Podsumowanie
Jeśli nigdy nie analizowaliście procesów w swojej firmie, warto zacząć od definicji. Każdy – analityk, programista, pracownik obsługi – widzi je z innej perspektywy. Dopiero łącząc te spojrzenia, możemy mówić o prawdziwej optymalizacji procesów biznesowych.
A jak Wy widzicie procesy w swojej organizacji?
Optymalne narzędzie
do automatyzacji procesów
Płynnie łączy funkcje zarządzania pracą, zarządzania procesami biznesowymi i automatyzacji procesów biznesowych. Zrewolucjonizuj swój sposób pracy, zwiększ wydajność i usprawnij procesy w swojej organizacji.
